Für die Prüfung sollte das Crewmitglied eine vollständige Chronologie erstellen. Sie beginnt mit dem Bescheid und seiner Zustellung, führt über Ausreise und Dauer des Verbots bis zum geplanten Einsatz. Danach werden Abflug, Umstieg, Grenzkontrolle, Crewbus, Unterkunft und Weiterflug eingetragen.
Dazu gehören der vollständige BFA-Bescheid, die Rückkehrentscheidung, Zustellnachweise, Reisedokument, Visum, allfällige Wiedereinreisebewilligung, Crewauftrag, Einsatzplan und Nachrichten der Airline. Wenn ein Sperrhinweis beim Boarding oder an der Grenze aufgetreten ist, sollte auch diese Mitteilung gesichert werden.
Eine geordnete Unterlagenmappe erleichtert die Entscheidung, ob ein echtes Einreiseproblem, ein Transitproblem, eine Visumfrage oder ein fehlerhafter Eintrag vorliegt. Bei einer konkreten Zurückweisung an der Grenze trotz Visum muss außerdem der Zeitpunkt der Kontrolle festgehalten werden.